5 strumenti utili ai professionisti in tempo di Smart Working

Quali sono i problemi che i professionisti del settore delle costruzioni, come architetti e ingegneri, devono affrontare con lo Smart Working? E quali gli strumenti che non dovrebbero mai mancare a chi lavora da casa?

Indice degli argomenti:

• Smart Working nel mondo dell’edilizia e dell’architettura
• Strumenti per confrontarsi in modo “smart”
• Gestione delle attività: Project Magament e assegnazione di task
• Strumenti per valutare e migliorare la produttività personale
• Accedere ai pc in ufficio anche da remoto

Questo è sicuramente un anno che ricorderemo sia per la difficile situazione sanitaria, che per tutte le conseguenze che la pandemia ha avuto sulla vita quotidiana di tutti noi. Anche il mondo del lavoro, infatti, è stato stravolto, non solo per la crisi economica, ma anche perché in pochissimo tempo ci si è dovuti adeguare a cambiamenti e novità nel modo di lavorare. Mantenere le distanza e ridurre il contatto con le altre persone, infatti, ha dato una potentissima accelerata al processo di digitalizzazione delle attività lavorative, con l’introduzione diffusa dello Smart Working.

Smart Working nel mondo dell’edilizia e dell’architettura

Mentre in alcuni settori l’avvento dello Smart Working non ha creato particolari complicazioni, o per lo meno non è stato difficile reperire strumenti adeguati e definire nuove modalità di lavoro, in alcuni campi ci sono state alcune problematiche in più. In settori come quello dell’edilizia e dell’architettura, infatti, per quanto il computer sia effettivamente uno degli strumenti fondamentali per la professione, rimangono altrettanto importanti il confronto con collaboratori e altri professionisti, le visite in cantiere e il costante ricorso a molte risorse “non digitali” (ad esempio i plotter per le stampe).

I principali scogli al cosiddetto “lavoro agile” per professioni come quelle dell’architetto o dell’ingegnere, sono stati dai più individuati nella difficoltà di portare avanti il processo creativo senza un confronto tradizionale, nell’esigenza di interagire direttamente con le maestranze coinvolte in un cantiere, oltre che potervi accedere e verificare in prima persona l’andamento dei lavori, nella necessità di utilizzare a pieno e senza difficoltà tutte le risorse necessarie, inclusi programmi con licenze costose e non installabili a piacimento su qualsiasi pc, e nella complessità della gestione del rapporto con il cliente a distanza. Alcuni scogli possono dipendere da una forte tradizione che caratterizza queste professioni, tipicamente legate al confronto tra professionisti e spesso “svolte sul campo”, altri sono effettivamente problematiche concrete, al di là della cultura della professione.

Va detto, però, che la tecnologia a disposizione oggi è davvero molta e sempre più accessibile. Quindi, senza voler sminuire difficoltà e problematiche riscontrate dalla maggior parte dei professionisti, è possibile ricorre ad alcuni strumenti che sicuramente aiutano a ridimensionarle e a gestire in modo efficace il lavoro da casa, facendo anche leva sulla maggior flessibilità (anche di orari) di cui si può godere lavorando da remoto. Ecco alcuni strumenti che un professionista in Smart Working dovrebbe avere.

Strumenti per confrontarsi in modo “smart”

Se è vero che uno dei requisiti fondamentali in questo settore è la collaborazione e il confronto con altri professionisti, allora è chiaro che al primo posto non possono che esserci tutti quegli strumenti che favoriscono la comunicazione, il confronto e la gestione delle attività condivise anche a distanza. 

Questo significa condividere i file, parlarsi e vedersi regolarmente (a distanza), fissare appuntamenti, condividere calendari. Per la condivisione dei file esistono varie applicazioni, che oltretutto possono essere utili anche in “normali” condizioni lavorative, ne sono un esempio Dropbox o Google Drive.

Ancora più ampia la scelta quando è necessario organizzare riunioni o confronti virtuali, per un scambio in tempo reale e con la possibilità di condividere schermo e file (si pensi a Zoom, Skype o Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, solo per citare i più famosi). Infine, ci sono tutte le applicazioni dedicate alla messaggistica, utili per confrontarsi in breve tempo su varie questioni. Tra le più utilizzate, nel mondo del lavoro, c’è Slack.

Gestione delle attività: Project Magament e assegnazione di task

Uno dei rischi che si può correre lavorando da casa è proprio quello di non riuscire a organizzare e pianificare il lavoro, anche per il fatto che spesso sono coinvolti diversi professionisti.

In questo caso, sono d’aiuto le applicazioni per il project management e per la collaborazione ad un progetto condiviso. Anche stavolta, non mancano le soluzioni, sia gratuite che a pagamento, da valutare sulla base delle proprie esigenze. Tra le più utilizzate ci sono Asana e Trello, che permettono di gestire i progetti e di assegnare task, monitorando l’andamento e lo stato delle attività, così da rimanere costantemente allineati e aggiornati anche sulle attività affidate a colleghi o collaboratori.

Strumenti per valutare e migliorare la produttività personale

Per monitorare la propria produttività si possono utilizzare alcune app che aiutano a gestire in modo efficiente il tempo. Queste applicazioni, una volta attivate, monitorano le nostra attività e ci restituiscono un resoconto su come gestiamo il nostro tempo e su quali attività di quelle che svolgiamo ne impiegano di più.

Alcuni esempi sono RescueTime, Toogl o Focus Booster. Monitorare come usiamo il nostro tempo è il primo passo per riorganizzare il nostro lavoro, dando priorità a ciò che è più importante e riducendo gli sprechi di tempo per tutte quelle operazioni che sono meno produttive o di scarso valore.

Accedere ai pc in ufficio anche da remoto

Soprattutto nel caso in cui lo Smart Working debba iniziare in modo improvviso, è fondamentale aver la possibilità di accedere alla propria postazione in ufficio anche da casa. Tramite applicazioni come TeamViewer è possibile accedere al pc da remoto, consultando file o anche programmi presenti sul computer in ufficio.

Non solo applicazioni e software…

Anche se quando si parla di Smart Working il pensiero va subito alla tecnologia e ai programmi necessari per lavorare in modo efficace anche da casa, non bisogna dimenticare che è fondamentale anche poter contare sulla giusta postazione di lavoro. Questo significa avere un piano di lavoro adeguato, su cui non solo è possibile appoggiare un pc, ma anche documenti, libri, quaderni, schizzi e così via; una seduta adeguata, soprattutto se si passano ore davanti al computer e una corretta illuminazione.

 

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